Wir suchen Bürosachbearbeiter (m/w/d) im Vorzimmerdienst

Das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Bürosachbearbeiter (m/w/d) im Vorzimmerdienst

am Dienstort Berlin.

Arbeitsort

Bezeichnung:                 Bundesministerium für Bildung und Forschung
Ort/Bundesland:         Berlin
PLZ:                                     10117
 

Aufgabengebiet

Die Einsatzorte werden voraussichtlich Vorzimmer auf Ebene von (Parlamentarischen) Staatssekretären und Abteilungsleiterinnen/-leitern sein. Zu Ihren wesentlichen Aufgaben gehören:

  • Sichtung, Gewichtung und Weiterleitung des elektronischen und papierbasierten Postein- und –ausgangs samt Erfassung in der hausinternen Registratur-Anwendung (ELVA),
  • Entgegennahme, Führung und Weitervermittlung von Anrufen,
  • Führen des Terminkalenders inkl. Terminplanung und –koordinierung,
  • Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen inkl. einfacher Recherchen und Erstellung von Terminmappen,
  • Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen,
  • Empfang, Betreuung und ggf. Bewirtung externer Gäste,
  • Fristenüberwachung sowie Kontrolle der Rückläufe und Wiedervorlagen,
  • Erstellung und Pflege von Übersichten und Verzeichnissen (z.B. Adressverzeichnisse, Listen zu Bürgerbriefen und abteilungsrelevanten Vorgängen),
  • Vorbereitung und teilweise selbständige Erledigung einfachen Schriftverkehrs, Fertigen von Reinschriften, Ausfertigung und Versand von Schreiben (inkl. Serienbriefe) sowie sonstigen Unterlagen,
  • ggf. Ausbildung am Arbeitsplatz für Auszubildende des BMBF.

Anforderungen

Sie eignen sich für diese Stelle, wenn Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

  • erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung vorzugsweise zur/zum Verwaltungsfachangestellten, zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation oder zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement in der öffentlichen Verwaltung oder im sonstigen Büro(verwaltungs-)dienst bzw. eine erfolgreich abgeschlossene Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst,
  • gründliche und vielseitige Kenntnisse im Büroverwaltungsdienst und eine mindestens einjährige einschlägige Berufserfahrung (vorzugsweise in Vorzimmern) nach Abschluss der Ausbildung,
  • umfassende Anwendungskenntnisse der Standardsoftware (MS-Office) sowie die Bereitschaft mit hauseigenen Datenbanken (z.B. Profi, ELVA, TUZ) zu arbeiten bzw. deren Funktionsweise zu erlernen,
  • sichere Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, gute Allgemeinbildung,
  • hohes Maß an Selbständigkeit, Belastbarkeit und Eigeninitiative, Planungs- und Organisationsfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Fähigkeit zu präzisem Arbeiten auch in stressigen Situationen,
  • sicheres und souveränes Auftreten, Teamfähigkeit, Kommunikationsgeschick, Vertrauenswürdigkeit und absolute Verschwiegenheit,
  • Bereitschaft zu Flexibilität, insbesondere bei Bedarf auch außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit von 8.00 bis 16.30 Uhr Dienst zu leisten.

Arbeitgeber-Leistungen und besondere Hinweise

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach den Grundsätzen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD). Wir bieten Ihnen eine übertarifliche Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 TVöD Bund. Neben dem Tabellenentgelt werden jeweils dem Vorzimmer zugeordnete (Vorzimmer-) Zulagen gewährt. Bei unmittelbarem Übertritt aus einem Beamtenverhältnis ist eine Übernahme bis Besoldungsgruppe A7 BBesO möglich. Darüber hinaus wird eine Zulage für eine Tätigkeit bei obersten Bundesbehörden (Ministerialzulage) gezahlt.

Wir bieten Ihnen vielfältige und abwechslungsreiche Tätigkeiten in einer obersten Bundesbehörde sowie individuelle Fortbildungsmöglichkeiten.

Das BMBF fördert die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und ist als familienfreundlicher Arbeitgeber zertifiziert (weitere Informationen unter www.beruf-und-familie.de). Die ausgeschriebenen Stellen sind - je nach Einsatzbereich - grundsätzlich für die Besetzung mit Teilzeitkräften geeignet.

Das BMBF sieht sich der Inklusion verpflichtet. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugt berücksichtigt. Es wird ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Das BMBF gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und begrüßt Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.

Sie fühlen sich angesprochen und erfüllen die genannten Voraussetzungen?

Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung unter www.interamt.de (Stellen-ID 551788) bis zum 15.12.2019.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass ausschließlich Bewerbungen berücksichtigt werden können, die über das o.a. Portal eingehen und die dort verlangten Pflichtunterlagen beinhalten. Unverlangt postalisch oder elektronisch (z.B. per E-Mail, Fax) eingesandte Bewerbungsunterlagen können aus organisatorischen Gründen weder berücksichtigt noch zurückgesandt werden.

Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an Frau Hackenberg (Tel.: +493018 57-5126, E-Mail: heike.hackenberg@bmbf.bund.de).

Weitere Informationen über das BMBF erhalten Sie unter www.bmbf.de.